在电子发票时代,经常提到的两个术语是报销和代垫。这些术语是指在提供服务或销售商品过程中产生的费用。
报销
报销是指收款方(即供应商)在向付款方(即购买方)提供服务或销售商品的过程中产生的费用。这些费用随后由付款方进行补偿,包括机票费用、差旅费、住宿费、电话费和复印费等。
代垫
另一方面,代垫是指付款方在提供服务或销售商品的过程中,由收款方代付给第三方的费用。换句话说,收款方代表付款方支付这些费用。
目前,供应商通常在发票中包括报销和代垫两部分。
场景1:供应商1向购买方发出电子发票
为了更好地理解这个过程,我们来看一个场景,其中“供应商1”代表第一个供应商,“供应商2”代表第三方/中介。
在这个场景中,供应商1直接向购买方发出电子发票,以支付所售出的商品或提供的服务。随后,供应商2根据供应商2和购买方之间约定的安排,向供应商1支付款项,以结算发给购买方的电子发票。
因此,供应商2将向购买方发出电子发票,以记录代表购买方支付的金额,以及供应商2提供的商品或服务。供应商1已经向购买方发出了电子发票,所以这部分金额不应该包括在供应商2向购买方发出的电子发票中。
该过程涉及的步骤如下:
- 步骤1:供应商2与购买方达成协议,供应商品或提供服务。作为协议的一部分,供应商2将代表购买方支付合同期间产生的任何费用。
- 步骤2:供应商1根据电子发票指南附录1和附录2中规定的所需字段,向购买方直接发出电子发票,并提交给税务机关进行验证。
- 步骤3:供应商2代表购买方向供应商1支付未结金额。供应商1向供应商2提供付款证明以完成结算。
- 步骤4:供应商2向购买方发出电子发票,记录供应商2向购买方提供的商品或服务。供应商2的电子发票中不应包括代表购买方支付的金额,也不需要额外发出电子发票。供应商2向购买方提供付款证明,以恢复代表购买方支付给供应商1的款项。
实例1:活动策划
Perniagaan Adibah在2024年10月9日的产品发布会上聘请了一个活动策划师。活动策划师从一个花店购买了鲜花进行装饰。花店向Perniagaan Adibah发出了鲜花的电子发票。
根据他们的服务合同,活动策划师代表Perniagaan Adibah支付了4000马来西亚令吉给花店的鲜花费用。之后,活动策划师向Perniagaan Adibah发出了服务费用的电子发票,不包括已支付的4000马来西亚令吉。为了收回这4000马来西亚令吉,活动策划师向Perniagaan Adibah提供了付款证明的副本。
实例2:公司间交易
DEF公司是ABC公司的子公司。HR Hiring Sdn Bhd为DEF提供了总额为10000马来西亚令吉的招聘服务,并向DEF发出了电子发票。
由于现金流限制,ABC代表DEF向HR Hiring Sdn Bhd支付了10000马来西亚令吉,并记录了DEF欠款的金额。DEF于2024年12月31日偿还了该金额。在这种情况下,HR Hiring Sdn Bhd无需向ABC或ABC向DEF发出电子发票,因为这两方之间没有销售或交易。但是,如果ABC对DEF支付的代付费用收取公司间费用,ABC需要向DEF发出电子发票。
场景2:供应商1向供应商2发出电子发票
在这个场景中,供应商1向供应商2发出电子发票,该发票是为了供应给购买方的商品或服务。供应商2根据供应商2和购买方之间约定的安排,向供应商1支付款项。
随后,供应商2向购买方发出单独的电子发票,以记录代表购买方支付的金额,以及供应商2提供的商品或服务。这些在电子发票中作为单独的项目呈现。
该过程涉及的步骤与之前的场景类似,主要区别在于供应商1向供应商2发出电子发票,而不是向购买方发出。
实例3:附加费用的活动策划
让我们考虑实例7的变化情况。在这种情况下,活动策划师还需要花费30000马来西亚令吉租用酒店宴会厅举办产品发布会。酒店为这笔费用向活动策划师发出了电子发票。
在这种情况下,活动策划师将向Perniagaan Adibah发出电子发票,以收取提供的服务费用,并收回酒店宴会厅租金的成本。这些费用将作为电子发票中的单独项目呈现。
结论
总之,在电子发票环境中理解报销和代垫的概念对企业至关重要。这些术语是指在提供服务或销售商品的过程中产生的费用。
提供的实例说明了这些概念在各种情况下的应用,例如活动策划和公司间交易。它们强调了明确和准确的开票的重要性,特别是涉及多个费用和收费的情况。
记住,每一次交易都重要,每一张发票都重要!
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